L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé, dans l’optique de les exploiter et de les rendre accessible dans le temps, que ce soit à titre informatif ou à titre de preuve.
C’est un processus qui sollicite plusieurs domaines de conservation à la gouvernance de l’information, notamment la gestion électronique de documents, la sécurité des systèmes, le stockage sur les infrastructures et les outils de conservation à long terme du numérique.
Dans cet articles, on vous présente 5 étapes pour mener à bien votre projet d’archivage électronique.
L’AUDIT INTERNE
Pour mener à bien votre projet d’archivage électronique, il est important de procéder au préalable à un audit interne de l’état de vos documents et de vos archives : factures, courriers électroniques contenant des engagements à valeur légale, contrats, fiches de paie, etc.
Cette phase d’évaluation vous permettra non seulement d’élaborer un plan d’archivage qui consiste à recenser les familles de documents à traiter, apprécier les volumes et les taux annuels de progression, déterminer les durées de conservation légales et internes, et évaluer les fréquences de consultations actuelles et futures.
L’audit interne vous permettra aussi de déterminer des moyens humains (des interlocuteurs qui seront amenés à intervenir dans le projet) et logistiques nécessaires aux opérations. Enfin, il permettra d’établir un devis adapté à votre stockage et archivage.
L’IDENTIFICATION DES BESOINS
De manière générale, les résultats de l’audit interne devraient vous permettre de définir les besoins dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Allez-vous assurer sa gestion en interne ou allez-vous faire appel à un prestataire spécialiste de la dématérialisation des factures ?
À ce stade, pour être sûr de faire les choses correctement, il est fortement conseillé de faire appel à des archivistes et à des juristes. Ils vous aideront à déterminer le niveau de conformité nécessaire à chaque type de documents que vous manipulez.
CHOIX DE LA SOLUTION DE GED
Après avoir définir vos besoins, place au choix de la solution de GED que vous désirez utiliser. Ce choix est fonction de vos moyens financiers, matériels et humains. Et plusieurs options s’offrent à vous :
Vous pouvez soit utiliser une solution de gestion électronique des documents, sous la forme d’un logiciel ou d’une application. Cette solution présente l’avantage de vous permettre d’accéder plus facilement aux informations internes et donc de gagner du temps dans la gestion de votre système d’information en général. Il vous suffira de vous référer aux offres disponibles sur le marché et d’opérer votre choix. Bien entendu, cela se fera en fonction de vos besoins et votre budget.
Par contre, vous pouvez également solliciter les services d’un prestataire externe. Cette solution s’avère être moins coûteux et permet de gagner en productivité. Mais avant de vous engager avec un tiers assurez vous qu’il soit agréé par le Cofrac, veuillez vérifier la localisation de vos données. Et enfin, renseignez vous auprès de votre prestataire au sujet de ses engagements détaillés, de ses garanties de sécurité et de sa capacité à vous restituer les documents en intégralité et leur traçabilité une fois le contrat rompu.
LA DÉFINITION DES RESPONSABILITÉS ET DES PROCESS
La mise en place d’une politique d’archivage claire nécessite de définir clairement les responsabilités dans la gestion documentaire. Qui sera donc en charge de cette tâche ? Est-ce un collaborateur, un assistant, une personne spécialement recruté pour l’occasion ? Dans tous les, il est primordial que vous mettiez en place une équipe de gestion et confiez-la le pilotage du processus.
En outre, vos collaborateurs doivent tous respecter les mêmes procédures, afin de les aider à les accomplir correctement. Ainsi, vous pouvez rédiger une charte clarifiant les différentes étapes à suivre dans la gestion d’un document numérique ou papier.
LA MISE EN PLACE ET LE SUIVI DE LA NUMÉRISATION
Après avoir tout planifié, place à la numérisation proprement dite. Il s’agit de numériser vos documents, en construisant un nouveau référentiel documentaire. N’oubliez surtout pas de penser à un hébergement plus adéquat (interne ou externe).
Et une fois, votre système d’archivage électronique installé, il est nécessaire que vous réalisez un audit de conformité, afin de vous assurer de la conformité des normes en vigueur et du respect de toutes les étapes de l’archivage en ligne. Il s’agit entre autres de la réception, du traitement, de l’examen, du stockage, de la restitution et la suppression des documents. Cet audit de conformité doit être renouvelé tous les ans, en fonction de l’évolution de la législation.
